Laat mensen meebewegen op de werkelijke dynamiek van de fabriek

OOSTERBEEK - Focus op Overall Equipment Effectiveness (OEE) wordt gebruikt om optimale productiviteit van productielijnen te bereiken. Maar staren we onszelf daarbij niet blind op alleen het proces, de techniek en de machines? Ik ben ervan overtuigd dat als bedrijven zich meer focussen op de optimale inzet en kwalificaties van de mensen aan diezelfde productielijnen, de totale effectiviteit nog veel groter kan zijn. Directe personeelsplanning is daarom van groot belang voor productie- en plantmanagers.   

Bij directe personeelsplanning gaat het om het optimaal plannen van eigen mensen, uitzendkrachten én hun kwaliteiten. Om het toewijzen van voldoende mensen aan productielijnen. Om het mobiliseren en ontwikkelen van alle vereiste kennis en kwalificaties. Wie dat goed wil doen, gaat op twee niveaus aan de slag. Op het niveau van maandplanning, met een horizon van minimaal 6 tot 12 maanden, en op het niveau van de weekplanning: het rooster. 

Maandplanning

Ten eerste is het zaak de verbinding te maken tussen de personeelsplanning en de tactische maandplanning, de sales & operations planning (S&OP). Anders gezegd: bij het plannen van de eerstvolgende maanden moet veel verder worden gekeken dan alleen de verwachtte vraag van klanten, de voorraden, gepland onderhoud enzovoort. Het is minstens zo belangrijk om de menselijke kant van het productieproces zorgvuldig te plannen. Wat is de optimale verhouding tussen het vaste personeel en de flexibele krachten? Hebben de mensen waarover we beschikken ook de vereiste skills en kwalificaties? Oftewel: wie moet er de komende periode nog getraind of bijgeschoold worden en wanneer? Dat laatste is een aandachtspunt in de farma- en voedingsindustrie. Waar strenge normen gelden ten aanzien van kwaliteits- en veiligheidssystemen. Sterker nog: zorgvuldig uitgevoerde directe personeelsplanning kan zelfs fungeren als bewijsvoering voor het behalen van accreditaties.   

Flexibele weekplanning

Ten tweede is er de weekplanning: het rooster. Waarbij secuur gekeken wordt naar welke afdeling, welke productielijn en welke werkplek om welke kennis, kwaliteiten, training en ervaring vraagt. Hier geldt het aloude credo ‘de juiste man of vrouw op de juiste plaats’. Mensen rooster je zorgvuldig in op werkplekken en aan productielijnen. Maar … tegelijkertijd waak je ervoor dat je hiermee niet de processen klemzet. Dus bouw je binnen je rooster zodanig flexibiliteit in dat mensen kunnen meebewegen op de werkelijke dynamiek in de fabriek. Gaat het om processen met dagvers-producten? Dan moet die flexibiliteit zich zelfs van dag tot dag kunnen uitstrekken. 

Samenspel en samenwerking

Ik heb directe personeelsplanning al meerdere keren toegepast in uiteenlopende fabrieken. Productiviteit en kwaliteit gaan er aanzienlijk door omhoog. Omdat je beslissingen neemt op basis van de werkelijkheid. Met oog voor lange én korte termijn. Mijn ervaring is dat het juist zijn vruchten afwerpt in productieprocessen waar mensen hands on, arbeidsintensief werk leveren. En in situaties waarin sprake is van pieken en dalen in de vraag als gevolg van bijvoorbeeld seizoensinvloeden of vakantieperiodes. Het mooie is dat je dan haast vanzelf samenspel en samenwerking tussen teamleiders ziet ontstaan. En dat interne concurrentie tussen productielijnen en afdelingen - mijn werk moet het eerst af - verdwijnt en plaatsmaakt voor gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de totale productieresultaten. Directe personeelsplanning heeft ten slotte nog een ander voordeel: beslissingen worden genomen op basis van feiten. En niet langer vanuit persoonlijke interpretaties, individuele perspectieven en de bekende onderbuik. ‘Wat hebben we het toch druk’ zal alleen nog klinken tijdens de allerhoogste productiepieken. 

Kortom: plannen is vooruitzien. Ook in de procesindustrie. En wie daarnaast op de golven van de feitelijke dynamiek durft te varen zal beloond worden met de beste resultaten.

Erik Haks

Associate Partner ARV Group

www.arvgroup.com

Beslissingen worden genomen op basis van feiten.

En niet vanuit de bekende onderbuik.