Quality Assurance excelleert als geïntegreerd onderdeel van het totale bedrijfsproces

ARNHEM - Nog altijd bestaat er in veel productiebedrijven een zekere spanning tussen Quality Assurance enerzijds en de focus op efficiënte operations en succesvolle, commerciële resultaten anderzijds. Natuurlijk zijn hiervoor verklaringen te vinden. Toch is het ook een gemiste kans. Omdat kwaliteit als geïntegreerd onderdeel van het totale bedrijfsproces veel logischer is en dan pas echt van waarde kan zijn.

Het aantal wetten, normen, certificeringen en labels op het gebied van productkwaliteit loopt snel op. Veel productiebedrijven lopen tegen dit groeiende aantal verplichtingen aan. En dan met name daar waar kwaliteit bij een manager of afdeling is ‘geparkeerd’ die buiten de dagelijkse processen staat. Het gevolg daarvan: van structurele Quality Assurance is niet of nauwelijks sprake. Er wordt vooral ad hoc gereageerd op actualiteit en incidenten. ‘Hé, we moeten een nieuw certificaat. Kun jij dat regelen?’

Menselijke aspecten, organisatorische keuzes

Laten we beginnen met de menselijke kant van dit verhaal. Er is namelijk een groot verschil tussen typen mensen en functies. Enerzijds zijn er de Quality Assurance managers die vaak in control willen zijn, gedetailleerd analyseren en via vaste procedures stabiliteit en zekerheid willen creëren. Anderzijds zijn er de managers in de werkvelden operations en sales. Zij moeten en willen zich in hun werk flexibel opstellen en snel en lenig inspelen op onverwachte gebeurtenissen in processen en/of bij klanten. Een deel van hen zal - begrijpelijk - vrezen dat de Quality Manager met steeds weer nieuwe regels, richtlijnen en procedures komt. Waardoor hun aanpassingsvermogen wordt belemmerd en flexibiliteit uit hun dagelijkse processen en werk wordt gehaald. Maar wie kwaliteit inweeft in de dagelijkse processen voorkomt juist hetgeen zij vrezen. Het is een structurele, organisatorische keuze. Waarmee kwaliteit een onlosmakelijk onderdeel wordt van het dagelijkse denken en doen van alle verantwoordelijken binnen de totale supply chain. En van de dialoog tussen alle afdelingen. Het kan de nog bestaande muren tussen afdelingen en mensen zelfs doen verdwijnen. Kwaliteit is namelijk de verantwoordelijkheid van iedereen.

Nieuwe rol voor Quality Assurance

Kwaliteit inweven in de dagelijkse processen dus. Met verantwoordelijkheden die afdelingen overstijgen. Dat vraagt ook iets van de houding en de rol van de Quality Assurance manager zelf. Hij of zij wordt onderdeel van het totale bedrijfsproces. In zijn of haar werk vormen voortaan de productie- en werkprocessen het uitgangspunt. Bij nieuwe wetten, regels en afspraken worden niet meer zomaar nieuwe procedures in het leven geroepen. Want het stapelen van steeds meer procedures zorgt dat mensen de aandacht verliezen voor het hoofddoel en de hoofdprocessen van de organisatie. En het legt de flexibiliteit lam. Leidend is dan ook voortaan telkens de vraag: waar in het totale proces weven we het beste een actuele ontwikkeling en de daarbij horende kwaliteitsmaatregel of -procedure in? De beslissing daarover overstijgt afdelingen en vraagt van de Quality Assurance manager om uit de kwaliteitstoren te komen en als collega naast de inkoop-, R&D-, productie-, sales- en supply chain manager te gaan staan. Collega’s onder en mét elkaar. Die voortdurend en structureel met elkaar de dialoog aangaan. Waardoor kwaliteit een vast, vanzelfsprekend gespreksonderwerp wordt. De Quality Assurance manager groeit uit tot een met de bedrijfspraktijk meeschakelende kennispartner op het gebied van kwaliteit. Waardoor kwaliteit niet langer op een apart spoor staat. Maar een vaste standaard is, dwars door alle processen heen. Pas dan kan Quality Assurance daadwerkelijk excelleren.

Leveringsperformance op alle fronten

Tot slot: Quality Assurance gaat niet over alleen maar het naleven en nakomen van wettelijke verplichtingen op het gebied van productkwaliteit, voedselveiligheid, mens- en dierenvriendelijke productie, duurzaamheid, traceability en ingrediëntendeclaraties. Maar over het samen zorgen dat het juiste totale eindproduct geleverd wordt. Niet alleen conform alle wetten, regels en procedures. Maar óók zoals is afgesproken met de afnemer. Die steeds sneller wisselend wensen en winkelschappen heeft. Het gaat dus om de juiste leveringsperformance op alle fronten. Telkens weer. In die zin is Quality Assurance ook een onlosmakelijk onderdeel van én een uitstekende aanjager voor continu verbeteren.

Door: Lisette Holst

Bron: ARV Group - partner ProductieProfs

Quality Assurance is een onlosmakelijk onderdeel van de totale organisatie én een uitstekende aanjager van continu verbeteren.