Plant & Productie Management, een vak apart

OOSTERBEEK - Plant & Productie Management is een vak apart. Je hebt er immers ruime kennis en ervaring binnen een breed vakspectrum voor nodig, dat naast managementcapaciteiten reikt van productie, technologie, kwaliteit, veiligheid, financiën tot HR. Het vak behelst dus veel meer dan ‘leidinggeven’ alleen. Tijdens een inspirerende door ARV Group georganiseerde Ervaringsworkshop deelden diverse plant- en productiemanagers uit de procesindustrie hun ervaringen. Samen kwamen we tot een interessante visie op hun boeiende vak. 

Waarnemen en beschouwen

Iedereen was het er tijdens de workshop over eens. Het goed kunnen managen van een plant en de productieprocessen begint met een niet te onderschatten eerste stap: waarnemen en beschouwen. Enerzijds door alle data uit rapportages en KPI dashboards frequent te analyseren. Anderzijds door achter het bureau vandaan te stappen, de fabriek in te lopen, je ogen goed de kost te geven en vooral een luisterend oor te bieden aan mensen in de operatie zelf. Waar loopt alles op rolletjes, waar is sprake van inefficiency of stilstand? Is het overal schoon en netjes, worden veiligheidsnormen nageleefd en - een niet te onderschatten factor - hoe voelt de sfeer? De optelsom van al die waarnemingen geeft een reëel totaalbeeld van wat er speelt in de operatie. Tijd om terug te gaan naar het bureau voor de volgende stap: het innemen van standpunten. Want wie geen standpunten inneemt, zal nooit kunnen sturen, zo luidde de gezamenlijke conclusie van de workshopdeelnemers. 

Standpunten innemen

Op basis van de vele waarnemingen en beschouwingen dien je als manager heldere standpunten in te nemen over alle zaken die van invloed zijn op de processen, prestaties en resultaten. Een van de vele voorbeelden: hoe moet de performance worden verbeterd? Door structurele verbetering van het onderhoud, vervanging van machines en/of het verhogen van kennis en kunde van mensen? Als al dit soort standpunten helder zijn bepaald volgt een minstens zo belangrijke fase: het voorleggen en toetsen van de standpunten aan operators en medewerkers door het goede gesprek aan te gaan. Creëer daarbij ruimte voor hun eigen inbreng en vragen, schaaf bij goede aanvullingen je standpunten bij en probeer in andere gevallen mensen te laten bewegen richting je eigen standpunten. 

Doel, bedoeling en … concrete acties

De volgende stap is het bepalen en communiceren van het doel en de bedoeling en het aanzetten tot acties. Hier gaat het erom uiterst concreet te zijn. Is het doel minder uitval en de bedoeling dat hiervoor bijvoorbeeld de skills van operators verbeterd moeten worden? Maak hier dan een concrete actie van: een specifieke training in 3-4 weken waarna operators zelfstandig hun foliewissel op de inpakmachine goed kunnen uitvoeren, waardoor onnodige stilstand (en uitval) wordt voorkomen. Overigens hoef je als plant- en productiemanager niet direct zelf met dergelijke concrete plannen aan te komen. Want ook hier geldt: betrek de mensen, laat hen zelf oplossingen aandragen en verantwoordelijkheid nemen voor het starten en voltooien van de juiste acties. Ruimte, openheid en oprechte interesse zorgen ook in deze fase voor betrokkenheid en eigenaarschap. 

Opvolgen

De laatste stap is uiteraard het blijven (op)volgen van alle acties. Hiervoor zijn naast de vaste, frequente meetings en overleggen binnen de organisatie óók de wekelijkse routines aan de lijn de ideale momenten. Zijn acties in gang gezet en door wie? Wie zijn verantwoordelijk? Worden alle deadlines gehaald, worden acties volgens plan afgerond en leveren ze de gewenste resultaten? Waar is bijsturing of een vervolgactie nodig? En is er sprake van blijvende alertheid en continue verbeteren? Ook hier gaat het dus om goed kijken en luisteren en het tonen van oprechte interesse in mensen, hun ideeën en hun vragen. Openheid, gesprekken dwars door alle organisatielagen heen op basis van respect en gelijkwaardigheid en een positieve houding leiden tot de grootste motivatie van mensen en werken als Haarlemmerolie in de processen. Iedereen dient immers hetzelfde gezamenlijk doel en heeft daarin zijn onmisbare rol. Het uitspreken van waardering en het geven van complimenten is daarbij goud waard: het kost niets en leidt meestal tot de beste prestaties en de hoogst mogelijke betrokkenheid. Waarmee ik wil benadrukken dat Plant & Productie Management in hoge mate een kwestie van mensen horen, betrekken en stimuleren is. 

Door: Ronald Visser, Partner ARV Group

Bron: ARV Group - partner FoodPro Network